La presente política se expide con el fin de garantizar a los usuarios, clientes y posibles clientes de OTOBAI MOTOR den un adecuado y correcto tratamiento de los datos personales de aquellos, recolectados con ocasión de nuestras relaciones y vínculos comerciales, y de gestiones de telemercadeo o marketing. De esta manera se da cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales.
- INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. RAZÓN SOCIAL: OTOBAI MOTOR S.A.S, NIT: 900567745-7.
2. DOMICILIO: MEDELLÍN.
Dirección: CR 50 N 38-35
Teléfono: 3224910
Correo: yerly.olarte@agenciauto.com.co - TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.En ejercicio de su objeto social, OTOBAI MOTOR S.A.S, realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes y usuarios. Así mismo, en cumplimiento de la legislación aplicable, OTOBAI MOTOR S.A.S, puede requerir, transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por esta.
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados, por parte de OTOBAI MOTOR S.A.S, de acuerdo a la finalidad que tenga cada tipo de tratamiento, según lo indicado en el numeral 4 de esta Política.
Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.
** Autorizo a Otobai Motor S.A.S; Incolmotos Yamaha S.A y a su red de distribución para almacenar, tratar, circular, transferir y transmitir mis datos con fines administrativos, comerciales, de mercadeo y ventas y demás finalidades dispuestas en las políticas de tratamiento de datos personales que podrá consultar en WEB https://otobaimotor.com/terminosycondiciones/ y https://www.incolmotos-yamaha.com.co/habeas-data/; protegiéndolos según la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013. Podrá conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales, presentando solicitud al email: David.Bustamante@agenciauto.com.co.
- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. La finalidad del tratamiento de datos personales realizado por OTOBAI MOTOR S.A.S, va dirigida a lo siguiente:
- Informar a los clientes sobre los servicios prestados.
• Ejecutar contratos de cualquier naturaleza.
• Servicio al cliente, publicidad y mercadeo.
• Enviar información relacionada con novedades legales y regulatorias, que sean de intereses para los clientes.
• Enviar información relacionada con las relaciones contractuales.
• Registrar información de los clientes.
• Registrar información de proveedores y contratistas.
• Registrar información de los empleados de contratistas.
• Registrar estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con OTOBAI MOTOR S.A.S.
• Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de relaciones laborales, efectuar trámites ante autoridades, el Sistema de Seguridad Social, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
• Atender requerimientos del área administrativa y de recursos humanos de OTOBAI MOTOR S.A.S, tales como la identificación plena del trabajador; archivo y manejo de sus datos de contacto; archivo y manejo de la información profesional y académica, entre otros.
• En caso de emergencias presentadas en las instalaciones de OTOBAI MOTOR S.A.S, se notificará a los familiares y se llamará a las líneas de atención de emergencias.
• Comunicar registros, capacitaciones, autorizaciones, actividades o actuaciones, en las cuales de relacionan los empleados y sus familiares con OTOBAI MOTOR S.A.S.
• Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios, de conformidad con las políticas de selección de OTOBAI MOTOR S.A.S.
• Comunicación, registro, archivo, organización tramitación y gestión de las actuaciones, estrategias, y actividades en las que se vinculan los accionistas de OTOBAI MOTOR S.A.S,
• Investigar, verificar y validar la información suministrada por sus titulares, con cualquier información de la que OTOBAI MOTOR S.A.S.
• Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
En caso de que OTOBAI MOTOR S.A.S, no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los titulares. Dicho tercero deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información.
- Para consultar en base de datos relacionados con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y para realizar reportes de actividades sospechosas a las autoridades competentes.
- Para prestar servicios de vigilancia a través de circuito cerrado de televisión y para realizar reportes de actividades delictivas a las autoridades.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES.El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública, cumplirá, por parte de OTOBAI MOTOR S.A.S, con los siguientes parámetros y requisitos:
- a) Respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valorar la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, podrá otorgar la autorización para el tratamiento de los datos personales. - TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
OTOBAI MOTOR S.A.S, observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, observando lo siguiente:
- a) Que el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado para dar su autorización, lo hará(n) su(s) representante(s) legal(es).
b) Que el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
c) Que el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) Que el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. - VIDEO – VIGILANCIA.OTOBAI MOTOR S.A.S, La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso y ante cualquier tipo de autoridad y organización.
- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar la prueba de la autorización que le otorgó OTOBAI MOTOR S.A.S, en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente la ley exceptúe dicha autorización.
c) Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante OTOBAI MOTOR S.A.S,
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales, objeto de tratamiento. - PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
9.1. PROCEDIMIENTO PARA ACCESO Y CONSULTA. El titular de los datos o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de OTOBAI MOTOR S.A.S, para lo cual deberá formular la correspondiente solicitud por escrito y radicarla ante el área encargada de la compañía, de lunes a sábado en horario de:
OTOBAI MOTOR:
Dirección: CR 50 N 38-35 Medellín
Teléfono: 3224910
Horario: Lunes a viernes: 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Jornada continua.
Sábados: 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
9.2. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN, SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, O PARA PRESENTAR RECLAMOS. Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en las base de datos de OTOBAI MOTOR S.A.S, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales de OTOBAI MOTOR S.A.S podrán presentar la correspondiente solicitud por escrito ante el área encargada de la compañía, de lunes a sábado en horario de:
Lunes a viernes: 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Jornada continua.
Sábados: 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
9.3.
La solicitud debe contener la siguiente información:
- a) Firma, número de identificación y huella del titular y si es del caso, de su representante.
b) Los documentos que acrediten la identidad del titular y si es del caso, de su representante.
c) Los datos de contacto (teléfonos y dirección física y electrónica).
d) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales recae la solicitud o reclamo.
e) La descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo.
f) Los documentos que se quieran hacer valer como prueba o anexo.
g) Radicación en original.
Si la solicitud resulta incompleta, OTOBAI MOTOR S.A.S, informará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento para que proceda a completarlo. Si transcurren dos (2) meses sin que se complete la información, se entenderá desistida la solicitud.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
Si el área que recibe la solicitud o reclamo, no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles, informando al solicitante o reclamante.
Una vez recibida la solicitud o reclamo, se incluirá en la base de datos una y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la solicitud o reclamo será de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud o reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o reclamo, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PARÁGRAFO. El titular de los datos personales puede revocar la autorización del tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
- SUPRESIÓN DE DATOS.El titular de la información podrá solicitar a OTOBAI MOTOR en todo momento, la supresión de sus datos personales, cuando:
- a) Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad con la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo estipulado para el cumplimiento de la finalidad con la cual fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por OTOBAI MOTOR S.A.S.
Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión de datos no es absoluto y OTOBAI MOTOR S.A.S, puede negar el ejercicio del mismo, cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.En desarrollo del principio de seguridad, OTOBAI MOTOR S.A., ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas, razonables, para proteger la información de los titulares de la información e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. OTOBAI MOTOR S.A.S, no permitirá el acceso a los datos personales, por parte de terceros, en condiciones diferentes a las enunciadas en la presente Política, a excepción de solicitud expresa del titular de la información o de personas legitimadas para ello, de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, OTOBAI MOTOR S.A.S no será responsable de las acciones de terceros, tendientes a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales.
- VIGENCIAS.La autorización por parte del titular, para el tratamiento de los datos personales, tendrá vigencia por el tiempo que dure la relación comercial o la vinculación al servicio, sin perjuicio de lo establecido en los numerales anteriores.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, rige a partir del 27 de Abril de 2019.
- ÁREA COMPETENTE Y PROCEDIMIENTOS PARA QUE CADA TITULAR, ACORDE CON EL GRUPO DE INTERÉS AL QUE PERTENEZCA, EJERZA SUS DERECHOS.
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo tratamiento de OTOBAI MOTOR para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
Empleados:
Desarrollo humano, Mercadeo, Soluciones Tecnología y OTOBAI MOTOR Virtual, son las dependencias ante las cuales los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes, para que OTOBAI MOTOR como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.
De conformidad con el objeto de esta declaración, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a OTOBAI MOTOR para continuar con el tratamiento directamente).
Igualmente, la unidad pone a su disposición los siguientes correos electrónicos para la recepción de las solicitudes de los titulares: sandra.agudelo@agenciauto.com.co ; David.Bustamante@agenciauto.com.co ; francisco.bran@agenciauto.com.co y; daniela.montoya@sociabpo.com
Clientes, Proveedores y demás grupos de interés:
Mercadeo, es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes para que la empresa como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular. Email: David.Bustamante@agenciauto.com.co.
De conformidad con el objeto de esta declaración, de los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a OTOBAI MOTOR para continuar con el tratamiento directamente).
14. AUTORIZACIÓN DE HABEAS DATA, TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, CONTACTABILIDAD Y DECLARACIÓN DE ORIGEN DE INGRESOS,
Acepto y autorizo a OTOBAI MOTOR S.A.S; en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, a procesar, solicitar, divulgar, obtener de cualquier fuente y/o a reportar a TransUnión, antigua CIFIN, o a cualquier otra entidad nacional o internacional que maneje o administre bases de datos, toda la información y referencias relativas a mi persona y/o a mis representados. Asimismo, brindo autorización para verificar todos los antecedentes referentes a mi comportamiento y/o el de mis representados frente al Sector Financiero, hábitos comerciales, manejo de cuenta(s) corriente(s) y, en general, frente al cumplimiento de obligaciones.
Acepto y autorizo a OTOBAI MOTOR S.A.S; para el tratamiento de mis datos personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales implementada en la compañía, a la cual puedo acceder en la página web indicar página web. Además, reconozco mis derechos como titular de la información, tales como: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; b) Revocar la presente autorización y/o solicitar la supresión de los datos; c) Acceder en forma gratuita a sus datos personales y d) Presentar quejas y reclamos a cerca de la manera en la cual se lleva el tratamiento de sus datos. Finalmente, indico que los datos suministrados corresponden a la realidad y que no han sido alterados, modificados u omitidos para la correcta prestación del servicio. Asimismo, autorizo de forma expresa, la transmisión y transferencia internacional de mis datos personales tratados por la compañía TEAM COMMUNICATIONS S.A., cuando ésta no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, previa notificación en mi calidad Titular de los datos recopilados; el cual deberá cumplir con las mismas obligaciones.
Acepto y autorizo a OTOBAI MOTOR S.A.S; para que en cumplimiento con lo establecido en el Decreto 2300 de 2023, envíe mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y realice llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario. Así mismo autorizo a que se adelanten gestiones de cobranzas de forma directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación; a través de la línea telefónica por la cual me comunico; correo electrónico y demás datos de contactos suministrados por este medio.
